Idée d’adresse pour un mail professionnel

Une adresse e-mail professionnelle peut servir de point de contact pour une entreprise. Au niveau de chaque salarié, l’adresse mail pro est également essentielle pour les communications quotidiennes. Un chef d’entreprise a donc tout intérêt à bien réfléchir au format de ses e-mails pro. Cette page vous donne différentes idées d’adresse pour un mail professionnel, et tous les conseils à connaître sur le sujet.

L’importance d’une adresse e-mail professionnelle

Il est important de ne pas négliger l’impact de vos adresses mail professionnelles dans votre activité.

Le choix d’un nom d’adresse mail est impératif pour différents points :

• Un e-mail professionnel permet de donner une image plus sérieuse à votre entreprise ou à vos collaborateurs. Il faut dire qu’une adresse e-mail qui se termine en Gmail ou Yahoo sera moins pro qu’une adresse e-mail avec un nom de domaine d’entreprise.
• Le choix d’un e-mail professionnel peut avoir un impact sur le taux d’ouverture de vos e-mails commerciaux. Vos prospects auront plus de facilité à ouvrir un e-mail nominatif plutôt qu’un e-mail générique, en particulier s’ils ne connaissent pas parfaitement l’entreprise.
• Le choix d’un format d’e-mail pro peut avoir un impact sur la facilité de communication interne ou externe. Si tout un service se partage une seule adresse e-mail, par exemple, il y a des chances que des e-mails passent à la trappe ou ne soient pas consultés par la bonne personne.

Dès lors que vous cherchez à optimiser la communication digitale d’une entreprise, il est essentiel d’accorder une certaine attention au choix de vos adresses e-mail professionnelles.

À quoi ressemble une adresse électronique professionnelle ?

Avant tout chose, rappelons qu’une adresse e-mail pro est composée de trois éléments :

• Un identifiant : qui peut être composé de lettres et de chiffres, et peut comporter des points ou des tirets. Il s’agit de l’adresse précise vers laquelle sera envoyé l’e-mail. C’est cet élément que vous allez modifier d’un salarié à l’autre. Sa longueur maximale est de 64 caractères (ce qui est déjà beaucoup trop !).
• Une arobase : le symbole « @ » qui sépare l’identifiant et le nom de domaine, et est indispensable pour toute adresse e-mail.
• Un nom de domaine (NDD) : qui peut être celui d’un fournisseur d’e-mail (hotmail, gmail, outlook, etc.) ou un nom de domaine personnalisé (par exemple le nom de domaine de votre site internet d’entreprise).

La première étape est forcément d’avoir un nom de domaine personnalisé (par exemple « mise-en-valeur.fr », notre nom de domaine, que nous utiliserons dans les exemples d’adresse mail ci-dessous).

Votre NDD existe déjà si vous avez un site internet d’entreprise. Il est également possible de réserver un NDD au moment de créer vos adresses pros (par exemple via des services tels que Google Workspace), ou de le réserver auprès d’un hébergeur web (OVH, O2Switch, Hostinger, etc.).

Il est indispensable de disposer du nom de domaine pour créer un e-mail professionnel (qui se termine par @mon-entreprise.fr). Si le nom de domaine qui vous intéresse est déjà réservé par quelqu’un d’autre, vous ne pourrez pas l’utiliser. Une fois votre nom de domaine réservé, libre à vous de choisir l’identifiant qui complètera votre nom de domaine.

À savoir : si vous cherchez des conseils pour choisir un nom de domaine, consultez notre article dédié !

Idées d’adresse pour mail professionnel

Il existe différentes manières de créer vos adresses e-mail professionnelles. Chaque entreprise peut avoir ses propres codes en la matière.

Voici quelques idées de nom d’adresse mail professionnelles :

Adresse e-mail générique professionnelle

La première option est de créer une adresse e-mail générique. Une adresse électronique générique ne comporte ni prénom ni nom, et s’avère donc assez impersonnelle.

En la matière, il existe un grand nombre d’exemples d’e-mails professionnels génériques :

• Les adresses e-mail de contact : sont des e-mails purement génériques, destinés à servir de point de contact général à une entreprise, de type :
  • contact@mise-en-valeur.fr, qui est l’adresse générique par excellence
  • bonjour@mise-en-valeur.fr
  • info@mise-en-valeur.fr
  • accueil@mise-en-valeur.fr, etc.
• Les adresses électroniques de service : sont des e-mails génériques destinés à contacter un service en particulier au sein d’une entreprise, de type :
  • rh@mise-en-valeur.fr
  • direction@mise-en-valeur.fr
  • sav@mise-en-valeur.fr
  • recrutement@mise-en-valeur.fr
  • support@mise-en-valeur.fr
  • compta@mise-en-valeur.fr
  • presse@mise-en-valeur.fr
  • marketing@mise-en-valeur.fr, etc.
• Les noms d’adresse mail d’établissement ou de localités : sont des e-mails génériques destinés à contacter un établissement ou une localité en particulier (notamment pour les grandes chaînes), de type :
  • france@mise-en-valeur.fr
  • paris@mise-en-valeur.fr
  • marseille@mise-en-valeur.fr
  • madrid@mise-en-valeur.fr, etc.

Dans tous les cas, l’adresse e-mail générique reste par nature impersonnelle. Il est déconseillé d’utiliser une adresse mail générique pour vos e-mails sortants, en particulier les e-mails commerciaux.

En revanche, l’adresse générique peut être intéressante comme point de contact pour les internautes qui cherchent à joindre votre entreprise. Ce type d’adresse est également intéressant pour les e-mails de service (notamment concernant le support ou le service après-vente), afin de servir de hub central à toutes les réclamations ou à toutes les demandes de vos clients.

Important : il reste alors nécessaire qu’un(e) salarié(e) soit attribué à chaque adresse e-mail générique, pour faire le tri des e-mails entrants, et y répondre si nécessaire.

Les noms d’adresse mail génériques sont clairement impersonnels, mais peuvent être utiles comme adresses mail de contact (pour que vos clients puissent s’adresser à un service ou à un établissement particulier, par exemple).

Idées de nom d’adresse pour mail professionnel nominatif

La seconde option, à privilégier pour les adresses e-mail de vos collaborateurs, est bien entendu l’adresse e-mail nominative. Une adresse électronique nominative est directement associée à un(e) salarié(e), et donc à une personne physique.

L’adresse nominative comporte le nom et/ou le prénom de chaque collaborateur ou collaboratrice. Mais même là, il existe plusieurs idées de nom d’adresse e-mail professionnelle.

Prenons ici l’exemple d’un e-mail conçu pour une salariée du nom de Jeanne Dupont. On pourrait utiliser (entre autres) toutes les déclinaisons suivantes :

• Prénom (jeanne@mise-en-valeur.fr) : utiliser uniquement le prénom peut donner une image très personnelle, notamment si votre cible est plutôt jeune. En revanche, ce type d’e-mail professionnel devient très rapidement problématique pour les grandes entreprises, car il n’est pas rare que plusieurs salarié(e)s portent le même prénom !
• Nom (dupont@mise-en-valeur.fr) : utiliser uniquement le nom donne un côté plus sérieux, mais aussi assez impersonnel et strict, ce qui peut cadrer avec certains secteurs. Cela comporte néanmoins le même défaut que la proposition précédente.
• Prénom.nom (jeanne.dupont@mise-en-valeur.fr) : associer prénom puis nom est une option courante dans les grandes entreprises, car elle réduit considérablement le risque d’homonymes. Cette solution peut néanmoins donner naissance à des adresses parfois longues. On conseille d’utiliser un point (voire un tiret) pour bien distinguer nom et prénom et éviter les difficultés de lecture ou les contresens.
• Nom.prénom (dupont.jeanne@mise-en-valeur.fr) : la variante nom, puis prénom, est une version moins courante de la solution précédente. On préférera souvent utiliser le prénom en premier.
• Première lettre du prénom + nom (jdupont@mise-en-valeur.fr) : pour éviter les adresses e-mail trop longues, on peut utiliser uniquement la première lettre du prénom, suivi du nom (ou vice-versa, « jeanned@mise-en-valeur.fr »). Cette forme d’e-mail offre un caractère sérieux et professionnel, elle qui met en avant le nom du collaborateur.
• Première lettre du prénom + . + nom (j.dupont@mise-en-valeur.fr) : cette variante est la même que la précédente, avec un point pour bien indiquer la différence entre nom et prénom. Certains conseillent de ne jamais utiliser de ponctuation dans les identifiants mails, mais le point peut notamment éviter une lecture difficile (si alternance de consonne ou de voyelles) ou des contresens.
• Premières lettres prénom + Premières lettres noms (jeadup@mise-en-valeur.fr) : on peut enfin envisager des associations qui s’appuient sur certaines lettres des noms et prénoms, ce qui permet de maîtriser la longueur de chaque adresse e-mail. À nos yeux, c’est l’une des solutions les moins pertinentes…

Vous aurez compris qu’il existe potentiellement tous types d’associations de noms et/ou de prénoms, mais le dernier exemple (jeadup@mise-en-valeur.fr) nous semble indiquer clairement que les associations « exotiques » ne sont pas les plus élégantes.

L’idée est tout de même que vos courriers électroniques pros aient un côté personnel et humain, ce que ne permettra pas une association hasardeuse de lettres !

À savoir : on notera que certaines sociétés utilisent de faux e-mails nominatifs (par exemple « marion@mon-entreprise.fr » alors qu’il n’y a aucune Marion au sein de l’entreprise !), pour donner un côté plus humain à leurs e-mails de service ou à leurs e-mails commerciaux.

Une adresse mail nominative sera forcément plus professionnelle et plus sérieuse. Les e-mails nominatifs profiteront par ailleurs d’un meilleur taux d’ouverture que les adresses génériques.

Les éléments à respecter pour vos adresses e-mail professionnelles

À présent que vous avez un grand nombre d’idées de noms d’adresses mail pros, terminons sur le sujet en évoquons quelques conseils à ne pas oublier pour créer vos adresses professionnelles :

• Sachez rester professionnel. Mieux vaut ne pas prendre de risque avec le nom de vos adresses e-mail, y compris si votre entreprise s’adresse à une clientèle « branchée » ! Si on peut à la rigueur envisager un salut@mon-entreprise.fr plutôt qu’une adresse « contact », mieux vaut éviter les adresses décalées ou l’utilisation de surnoms. Il s’agit de garder un ton professionnel. Les entreprises les plus décontractées se contenteront de mettre en avant le prénom, qui donne clairement une touche plus humaine, sans perdre le sérieux de l’ensemble.
• Évitez à tout prix les adresses e-mail communes. Même si vous utilisez des adresses génériques, il est important que chaque adresse soit attribuée à un(e) salarié(e) en particulier, responsable de consulter les e-mails, d’y répondre et de les faire suivre le cas échéant aux services ou personnes concernées. Si plusieurs salariés doivent gérer la même adresse e-mail, il y a de forts risques pour que les e-mails ne soient pas consultés ou que personne n’y réponde (faute d’un(e) « responsable » principal, dont le traitement des e-mails fait partie des tâches quotidiennes).
• Conservez idéalement le même modèle pour la totalité de vos salarié(e)s. Libre à vous néanmoins d’adapter ce modèle pour les cas particuliers de noms et prénoms trop longs (par exemple, Alexandre-Phillipe de La Villefranche peut devenir « ap.delavillefranche@mise-en-valeur.fr » en lieu et place de « alexandre-philippe.delavillefranche@mise-en-valeur.fr », qui serait un peu trop long !).
• N’utilisez pas de chiffres dans vos noms d’adresse e-mail. On évitera par exemple des adresses du type « robert25@mise-en-valeur.fr », car ils donnent une image assez amateur, voire peuvent résonner comme des courriers indésirables. Cela vaut y compris en cas d’homonymes au sein d’une même entreprise. Votre collaboratrice aura du mal à inspirer confiance avec un e-mail du type « sarah2@mon-entreprise.fr » !
• Dès lors que vous utilisez un nom de domaine personnalisé (par exemple « mon-entreprise.fr »), il est important que votre nom de domaine soit exploité. Mieux vaut au moins créer un site vitrine, qui présente votre entreprise. Si un internaute curieux se rend sur le nom de domaine et s’aperçoit que le site web n’existe pas, il pourrait avoir une réaction de méfiance vis-à-vis de votre entreprise.

Vous en savez désormais plus sur le choix d’un e-mail professionnel. Si vous souhaitez approfondir le sujet, pensez à lire notre dossier sur les différents mails types à utiliser dans votre communication digitale.